Het is je eindelijk gelukt om een bedrijf je in dienst te laten nemen. Maar nu komt het moment van de waarheid, want je mooie woorden moet je nu onderbouwen met daden. Alhoewel je waarschijnlijk alle noodzakelijke softwarevaardigheden voor IT, bedrijfsadministratie en andere marketing en reclame banen hebt, zijn er twee andere die je ongetwijfeld nog moet leren, is het spreken en schrijven zoals men in het bedrijfsleven doet.
Het maakt deel uit van wat we het “halo-effect” noemen. Het grootste deel van de ‘oude’ zakenlieden uit de jaren ’60, ’70 en ’80 straalden hun persoonlijkheid uit door een ferme handdruk. Het is een karaktertest. De nieuwe fysieke tegenhanger in het huidige computer gegenereerde virtuele kantoor, is de goed geschreven e-mail en zakelijke brief.
In deze nieuwe omgeving moet je de virtuele tegenhanger van een handdruk overbrengen, door een professional te zijn in je e-mail correspondentie met genoeg personalisatie en hoffelijkheid om je boodschap effectief en beknopt over te brengen.
Er zijn een heleboel zakelijke schrijfmanieren waar we ons allemaal aan moeten houden, afhankelijk van de functie. Een zakelijk voorstel is anders geschreven dan een werkverklaring. We gaan niet elk type bedrijfsdocument doornemen – dat zou onmogelijk zijn. We zullen je echter een paar tips geven om een zakelijk document of e-mail op te stellen om je te laten klinken als een doorgewinterde veteraan.
Probeer het volgende in gedachten te houden.
Tijd is geld – Houd het kort
Je kan een legendarische blogger zijn met een fanclub van duizenden fans, maar in de zakenwereld is maximale spraaklengte dodelijk. De meeste managers hebben geen tijd voor je gevatheid en humor, dus dat moet je tot een minimum houden. Gevatheid kan gemakkelijk verkeerd worden begrepen als iets ongepast door een serieuze manager die zijn gevoel voor humor chirurgisch heeft laten verwijderen.
De gewoonte bij de meeste managers vandaag de dag, is dat ze er trots op zijn dat ze hun e-mails niet lezen tijdens kantooruren. Ze zullen ofwel de uren voor het werk doorbrengen met het lezen van alles wat de avond ervoor kwam, ofwel na 17.00 uur beginnen met het lezen van hun e-mail. Hoe dan ook, ze hebben in ieder geval het reisschema van die dag in hun hoofd of ze willen misschien de laatste trein naar huis halen, zodat ze de paar persoonlijke uren die ze hebben kunnen benutten. Verspil hun tijd niet.
En maak er geen redactioneel stuk fan. Houd het bij de feiten. Je weet nooit wie je woorden nog meer zal lezen. Begin met een basisonderwerp in de daarvoor bestemde plek. Als je een e-mail schrijft, markeer dan op de juiste manier het belang en vermeld het onderwerp.
Als je een e-mail schrijft, beperk je de inhoud tot drie paragrafen. Onthoud de “vijf W’s” – wie, wat, waar, waar, wanneer en waarom. Je moet wat variatie van dit in je bericht hebben. Vermeld het probleem in die termen. Geef aan waarom het belangrijk kan zijn. En als je een oplossing hebt, houd het simpel (KISS). Als de oplossing tijd in beslag neemt, leg het uit in een bijlage als een zakelijk voorstel of vraag om een plekje in zijn agenda voor een vergadering.
Je e-mail is hiervoor niet de plaats.
Keep it simple, stupid
Ja, we hebben het tegen jou. Als je denkt dat het schrijven van complexe, saaie zinnen – hoe goed geconstrueerd ook – een goed idee is voor een zakelijke communicatie, dan ben je meneer Stupid. Je boodschap zit sneller in zijn prullenbak dan dat je het woord “verwijderd” kunt zeggen.
Gebruik korte, directe, actieve zinnen. Maak de zaken niet ingewikkelder. Stel je voor dat je een gesprek voert met iemand die ADHD heeft. Korte, directe, actieve zinnen houden de aandacht van de lezer vast. Gebruik de passieve stem niet als je deze kunt vermijden.
Hieronder een korte grammaticale les:
Actieve stem: “Joe reed in de auto.”
Passieve stem: “De auto werd bestuurd door Joe.”
De actieve stem is waar je je op moet focussen. Houd het onderwerp en het werkwoord direct, zodat je de aandacht van de lezer vasthoudt.
Houd ook je taal eenvoudig en normaal. Nu is het niet het moment om je lezer op te voeden en te hopen dat hij op zoek gaat naar een woordenboek. Als je het gebruik van de termen “paradigma” en “synergie” kan vermijden, doe dat dan. Tenzij je bericht natuurlijk over paradigma’s en synergie gaat.
Opsommingen lezen makkelijk
Er zijn maar weinig technieken die zo effectief zijn als goed geplaatste opsommingen in je bericht.
Als je een paar punten hebt die besproken moeten worden, is er niets beter dan het gebruik van opsommingen en nummeringen.
Deze techniek doet een paar dingen:
- Het houdt je boodschap overzichtelijk.
- Het helpt om een logische opeenvolging van punten op te bouwen.
- Het richt de aandacht van je lezer op iets dat vaak als belangrijk wordt gezien.
Zie je wat we bedoelen? De ogen van een manager gaan direct naar je opsommingen en deze worden onthouden. Nogmaals, houd ze eenvoudig.
Gebruik eenvoudige paragrafen
Wij gebruiken deze graag.
Een eenvoudige paragraaf met één zin doet meer om de aandacht te vestigen op een gedachte dan bijna elke andere techniek. Stel je deelt een verhaal over iets dat gebeurde toen je een probleem aan het oplossen was. Je hebt je verhaal nauwkeurig en beknopt verteld en je hebt het gevolgd met een uitleg over de juiste procedure voor de behandeling ervan. Wat je echter wilt, is je baas te laten weten dat je de belangrijkste drijfveer was om het probleem op te lossen. Misschien wil je dit laten zien door iets te zeggen om de monotonie te doorbreken.
Dat is wat wij doen.
We vinden dat dit wonderen doet om de aandacht van de manager te krijgen. Het neemt niet veel ruimte of woorden in beslag. Het brengt de lezer gewoon terug naar het aandachtspunt.
Conclusie
Weinig mensen kunnen in opsommingen spreken.
Het is niet gemakkelijk. Je gebruikt meestal de woorden “Punt één”, “Punt twee”, enz… Daarom geven sommige mensen er de voorkeur aan om hun gedachten op papier te zetten. Het is een manier om een eenvoudig punt duidelijk te maken en aandacht te krijgen.
In het begin van dit artikel zeiden we dat er twee dingen zijn die je moet weten voordat je de zakenwereld ingaat: hoe te schrijven en goed te spreken. Goed luisteren is ook een goede vaardigheid. Je zult effectiever zijn als je leert te luisteren en mensen te begrijpen in plaats van dat je begrepen wilt worden. Dit artikel gaat er echter over dat je leert om je gedachten kenbaar te maken aan anderen door middel van schrijven.
Goed spreken is een kunst op zich. Het vereist enorme discipline en veel oefening. Misschien is het een idee om een cursus te volgen over het in het openbaar spreken, zodat je je comfortabel kan voelen wanneer je het met een grote groep over een onderwerp hebt.
Schrijven daarentegen is zo’n noodzakelijke vaardigheid dat het een constante discipline vereist die je alleen met oefening en empathie kunt ontwikkelen. Experts zeggen zelfs dat de kunst van het schrijven bijna verloren gaat met de komst van de telefoon en met e-mail. Schrijf dus. Wat trainen is voor het lichaam, is lezen voor de geest. Maar schrijven is zo’n geconcentreerde oefening voor de geest, omdat het je leert empathisch te denken, terwijl je je gedachten voor een ander vastlegt, zodat ze je kunnen begrijpen.
Dit zal je vooral helpen in het bedrijfsleven. Als je leert om intelligent te spreken en te schrijven, dan zal het effectiever zijn dan elke handdruk ooit zou kunnen zijn.
